viernes, 8 de noviembre de 2013

Combinación de correspondencia con LibreOffice

Tal vez queramos usar LibreOffice (LO) para tener un "asistente de combinación de correspondencia", que nos puede ayudar a mandar un mismo modelo de carta de tipo comercial, escrita en LO-Writer, desde una empresa a sus clientes, personalizada para cada destinatario que tengamos en una base de datos de LO-Base o LO-Calc.
Crear una base de datos con LO-Base no se trata en este tema, y no suele ser necesario para crear una carta-modelo/sobre-modelo personalizado; suele ser suficiente con tener una base de datos creada con LO-Calc

Crear una base de datos con LO-Calc:
La base de datos con LO-Calc que nos sirve para obtener los datos ( en este ejemplo de carta-modelo los datos necesarios son: Nombre_d, Apellidos_d, Dirección_d, Código postal_d, País_d, - del destinatario - y Nombre_r, Apellidos_r Dirección_r, País_r,  del remitente ) que combinaremos con la carta y el sobre modelo creados en LO-Writer, para crear cartas y sobres personalizados, se puede crear de forma similar a como se explica en el tema:
Usar una sencilla base de datos con una hoja de cálculo ( LO-Calc )

Crear una carta-modelo personalizada:
La forma de hacerlo es escribir en LO-Writer la carta modelo, y luego ir a LO-Writer->Herramientas->Asistente para combinar correspondencia , y luego seguir los pasos que poco a poco te van guiando.


Si se tiene alguna duda siempre se puede recurrir a las ayudas on line:

https://help.libreoffice.org/Writer/Mail_Merge_Wizard/es

http://garabatoslinux.net/combinacion-de-correspondencia-en-libreoffice.html 

o guardando en el disco duro estos manuales, para consultarlos cuando nos sean necesarios:

Manual de Usuario de LO-Writer.pdf

Generación de Documentos Masivos.odt

Libreoffice-Writer: la forma ridículamente fácil de combinar correspondencia.pdf

Crear un sobre-modelo personalizado:
Una vez que tengamos creadas las cartas modelos ya personalizadas para cada destinatario, nos quedará volver a realizar los mismos pasos, pero usando un sobre creado por LO-Writter->Insertar->Sobre,  como sobre modelo sobre el que imprimiremos los datos (Destinatario y su Dirección, Población, código postal, Pais, y Remitente y sus datos similares a los del destinatario ) correspondientes a los distintos usuarios. Aparece una ventana con tres pestañas en las que se puede configurar todos los detalles del sobre que nos servirá de modelo.




Detalles de como se orienta el sobre en la impresora para que se impriman correctamente los datos de remitente y destinatario.


Una vez creado el sobre modelo, procedemos a combinarlo con los datos de la base de datos, de forma similar ( LO-Writer->Herramientas->Asistente para combinar correspondencia ) a como combinamos éstos con la carta modelo.

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