domingo, 20 de abril de 2014

Combinar correspondencia con LibreOffice

Con LibreOffice-Writer podemos crear una carta-modelo de tipo oficina, trabajo, o empresarial,  para combinar correspondencia de modo que nos puede servir para ser enviada a varios destinatarios cuyos datos tengamos en una base de datos creada con LibreOffice-Calc ( También podríamos usar una base de datos creada con LO-Base , pero normalmente para combinar unos pocos datos es suficiente usar una base de datos de hoja de cálculo creada en LO-Calc ).
Necesitaremos primero crear un documento de texto con LO-Writer en el que aparecerán los datos del destinatario, y posiblemente otros datos, por ejemplo de tipo contable, facturas, etc en el texto de la carta.
Una vez sepamos que datos vamos a personalizar en la carta, crearemos una hoja de cálculo con LO-Calc que nos servirá como base de datos, para insertarlos/combinarlos en el lugar adecuado en la carta-modelo.

Crear una base de datos con LO-Calc:
El modo en que se puede crear una sencilla base de datos con LO-Calc está explicado en el tema: Usar una sencilla base de datos con una hoja de cálculo en LO-Calc
Los datos que necesitaremos serán al menos: nombre, apellidos, dirección, población, país - como datos del destinatario, que serán usados en el encabezamientos de la carta, y en el apartado de destinatario en los sobres - , y nombre_r , apellidos_r , dirección_r , población_r , país_r - como datos del remitente - osea nuestros datos, que serán usados en el sobre-modelo -, y posiblemente otros tipos de datos, como datos de contabilidad, facturas, etc, que serán usados insertados/combinados en el texto de la carta.

Crear una carta modelo con LO-Writer:
Una vez tenemos la carta modelo con el texto adecuado en LO-Writer y los datos en la base de datos de LO-Calc podemos iniciar el proceso de combinar ambos: LO-Writer->Herramientas->Asistente para Combinar Correspondencia 


Una vez acabado el asistente tendremos un modelo de carta personalizado con los datos de LO-Calc de forma que podamos mandar una carta con el mismo texto, pero con algunos datos distintos personalizados, a varios destinatarios.

El modo en que se va siguiendo los pasos del asistente se puede ver, on line, por ejemplo en:
https://help.libreoffice.org/Writer/Mail_Merge_Wizard/es

http://www.aulaclic.es/libreoffice-writer/t_10_1.htm 

http://www.taringa.net/posts/linux/15126580/Combinacion-de-correspondencia-en-LibreOffice.html

http://garabatoslinux.net/combinacion-de-correspondencia-en-libreoffice.html

o descargar el manual del usuario en formato .pdf para consultarlo sin necesidad de estar conectado:
http://pensamientosaztlek.files.wordpress.com/2013/07/libreoffice_writer_laformaridiculamentefacildecombinarcorrespondencia.pdf

https://www.aplicateca.es/Resources/45c94dcb-1ca4-4523-8133-e089d0721780/LibreOffice%20-%20Manual%20Usuario%20Writer.pdf ( ver fundamentalmente capítulo 14 y siguientes )

Crear un sobre-modelo con LO-Writer:
Para crear un sobre personalizado en el que enviar las cartas personalizadas anteriormente creadas, iremos a LO-Writer ->Insetar->Sobre
Se abre una ventana con tres pestañas:
- pestaña Sobre: en el que se pueden rellenar los datos del destinatario con los datos de LO-Calc, los datos del remitente, y configurar como estarán dispuestos


- pestaña Formato: en la que se puede configurar la disposición y formato de los datos anteriores, y el tamaño del sobre


- pestaña Impresora: en la que se puede configurar la orientación que va a tener el sobre en la impresora


Una vez configuradas estas tres pestañas a nuestro gusto podremos ir imprimiendo los distintos sobres con los datos de los distintos destinatarios

4 comentarios:

  1. Pensé que explicarías cómo enviar las cartas personalizadas por correo electrónico. Un extra interesante a añadir.

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    1. Creo que para eso mejor seria usar Thunderbird->Herramientas->Asistente para combinar correspondencia.
      No uso Thunderbird ( uso otro programa de correo: Sylpheed ) , por lo que no puede ayudarte mucho mas. Te aconsejo busques en Google.
      Sylpheed no tiene un asistente similar, pero hasta la fecha dado que no hago envios masivos de correo no me he visto necesitado de una herramienta que me permita hacerlo.
      Si lo encuentras me gustaría que lo comunicaras
      Muchas gracias por leer mi blog, y comentar

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  2. Esta capacidad es miserable y mezquina. El Office 97 está a años luz en eficacia y eficiencia este caso y en otros. Hace una semana que tengo que usar el Libreoffice, una semana que intento simplemente que funcione, y en vez de trabajar me paso las mañanas intentando averiguar como funciona.
    Este es el mejor articulo que he encontrado sobre este tema, después de buscar días.
    Tristemente.
    Muchas gracias por abrir una rendija de luz Don Nicasio.

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    1. Entonces lo que te pasa es que no sabes utilizar Libreoffice. Puede que haya alguna funcionalidad que todavía no tenga Libreoffice pero por experiencia te diré que la mayoría de las quejas que escucho son por desconocimiento del programa

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